POUČENÍ SUBJEKTŮ ÚDAJŮ
o zpracování jejich osobních údajů při správě nemovitých věcí
Toto poučení se vztahuje k zásadám zpracování osobních údajů společností Městská realitní agentura, s.r.o., IČO: 64084744, se sídlem U Lesa 865/3a, 736 01 Havířov – Město (dále také jako ,,MRA“). Při zpracovávání osobních údajů se řídíme platnými a účinnými právními předpisy, zejména nařízením Evropského parlamentu a rady (EU) 2016/679 ze dne 27. 4. 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) a zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů.
KDO JE SPRÁVCEM A ZPRACOVATELEM OSOBNÍCH ÚDAJŮ?
- Správcem je fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který sám nebo společně s jinými určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů; jsou-li účely a prostředky tohoto zpracování určeny právem Unie či členského státu, může toto právo určit dotčeného správce nebo zvláštní kritéria pro jeho jmenování. Správcem osobních údajů je statutární město Havířov (dále také jako ,,Správce“).
- Zpracovatelem je fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který zpracovává osobní údaje pro správce. Zpracovatelem osobních údajů je společnost Městská realitní agentura, s.r.o. (dále také jako ,,Zpracovatel“), která zpracovává osobní údaje v souvislosti s její činností příkazníka ve smyslu uzavřené smlouvy o správě svěřených nemovitých věcí č. 1003/EO/2017 se statuárním městem Havířov.
POJMY POUŽÍVANÉ V SOUVISLOSTI S OCHRANOU OSOBNÍCH ÚDAJŮ
- Osobními údaji jsou veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě (dále jen „subjekt údajů“); identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby.
- Zpracováním je jakákoliv operace nebo soubor operací, které jsou prováděny s osobními údaji nebo soubory osobních údajů pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů, jako je shromáždění, zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jakékoliv jiné zpřístupnění, seřazení či zkombinování, omezení, výmaz nebo zničení.
- Příjemcem je fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, kterým jsou osobní údaje poskytnuty, ať už se jedná o třetí stranu, či nikoli. Avšak orgány veřejné moci, které mohou získávat osobní údaje v rámci zvláštního šetření v souladu s právem členského státu, se za příjemce nepovažují; zpracování těchto osobních údajů těmito orgány veřejné moci musí být v souladu s použitelnými pravidly ochrany údajů v souladu s účely zpracování.
- Třetí stranou je fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který není subjektem údajů, správcem, zpracovatelem ani osobou přímo podléhající správci nebo zpracovateli, jež je oprávněna ke zpracování osobních údajů.
- Dozorovým úřadem je Úřad pro ochranu osobních údajů, IČO: 70837627, se sídlem Pplk. Sochora 727/27, 170 00 Praha 7.
JAKÉ OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVÁME?
- identifikační osobní údaje, které slouží k přesné identifikaci fyzické osoby, tj. jméno, příjmení, titul, rodné příjmení, datum narození, datum úmrtí, adresa trvalého bydliště (dále jen „identifikační osobní údaje“)
- kontaktní osobní údaje, tj. korespondenční adresa, telefonní číslo, email, číslo bankovního účtu (dále jen „kontaktní údaje“)
- osobní údaje pro posouzení žádosti, které se týkají splnění požadavků stanovených pro uzavření smlouvy, tedy zejména údaje směřující k posouzení solventnosti a schopnosti dostát všem závazkům vyplývajícím z nájemní, případně podnájemní smlouvy, jako jsou údaje o zaměstnání, výši příjmů či dávek, bezdlužnosti a údaje z předchozích bydlišť (dále jen „údaje pro posouzení žádosti“)
- popisné osobní údaje o příbuzenských a podobných vztazích mezi osobami, které společně užívají nebo mají užívat jeden byt nebo nebytový prostor, jakož i mezi osobami přímo dotčenými přechodem nájmu, společným nájmem nebo podnájmem bytu nebo nebytového prostoru, a to v rozsahu nezbytném pro kvalifikaci a ověření splnění podmínek příslušné právní skutečnosti (dále jen „popisné údaje“)
- citlivé osobní údaje o zdravotním stavu žadatelů, tj. zda je žadatel držitelem průkazu TP, ZTP či ZTP/P, o druhu tělesného postižení, o pohybových omezeních, případně dalších údajích odůvodňujících žádost, které mohou spočívat v dalších informacích o zdravotním stavu či tělesných omezeních žadatele (dále jen „údaje o zdravotním stavu“)
- osobní údaje zachycené fotografiemi nebo obrazovými a zvukovými záznamy projevů fyzických osob v rámci monitorování prostoru kamerovým systémem (dále také jen „kamerové záznamy“)
SUBJEKTY ÚDAJŮ, JEJICHŽ OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVÁME
- žadatelé o nájem bytu nebo nebytového prostoru, včetně osob, které mají byt nebo nebytový prostor užívat společně s žadatelem,
- osoby přímo dotčené změnou v užívání bytu nebo nebytového prostoru (u žádostí o podnájem, vzniku společného nájmu, přechodu nájmu, výměny bytu apod.),
- uživatelé bytů a nebytových prostor a další osoby přijaté do bytu nebo nebytového prostoru užívaného nájemcem,
- osoby ubytované v ubytovně Střední 3, Havířov-Šumbark,
- uchazeči o veřejnou zakázku,
- osoby zajišťující služby (správu, údržbu, opravy) v bytech a nebytových prostorech,
- dodavatelé stavebních prací, materiálu a služeb (smlouvy/objednávky),
- smluvní strany u jiných typů smluv (např. o umístění zařízení),
- zaměstnanci Správce a zástupci Správce
- osoby, kterým byla při správě nemovitostí Správce způsobena škoda,
- osoby, které způsobily škodu na nemovitostech Správce,
- zájemci o převod obytných budov z majetku Správce,
- zájemci o převod vlastnictví jednotky a spoluvlastnictví na společných částech domu z majetku Správce,
- osoby vstupující do objektů střežených kamerovým nebo podobným záznamovým systémem,
- osoby, vůči kterým má Správce jakoukoli peněžitou nebo nepeněžitou pohledávku, jejíž vymáhání jménem Správce zajišťuje v rámci správy nemovitých věcí Zpracovatel, jakož i osobní údaje o osobách, které jsou nezbytné pro úspěšné vymožení pohledávek Správce (např. údaje o osobách rozhodných pro rozúčtování služeb).
ZÁKONNÉ DŮVODY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
MRA zpracovává osobní údaje na základě příslušných zákonných důvodů, k jejich zpracovávání tak nepotřebuje souhlas dotčených osob. Pokud je nezbytné zpracovávat osobní údaje mimo stanovené zákonné důvody, je nezbytné, aby subjekt údajů se zpracováním svých osobních údajů souhlasil, přičemž tento souhlas je vždy dobrovolný a subjekt údajů jej může kdykoli odvolat. Odvoláním souhlasu se zpracováním osobních údajů však může v důsledku dotčená osoba znemožnit plnění ze smlouvy.
PRO JAKÉ ÚČELY VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVÁME?
pronájem bytů a nebytových prostor ve vlastnictví Správce
- vyřizování žádostí o pronájem bytu nebo nebytového prostoru
- příprava a plnění práv a povinností vyplývající z nájemní smlouvy
- vyúčtování služeb spojených s užíváním bytu nebo nebytového prostoru
- poskytování a zabezpečení dalších služeb souvisejících s nájemním vztahem
- vyřizování změn v užívání bytu nebo nebytového prostoru (žádosti o podnájem, vznik společného nájmu, přechody nájmu, výměny bytu apod.)
poskytování ubytování v ubytovně Střední 3, Havířov-Šumbark
- komplexní poskytování ubytovacích služeb v ubytovně na ulici Střední 3, včetně uzavírání předmětných smluv a plnění povinností vyplývajících z těchto smluv
zajištění privatizace (prodeje) jednotek a společných částí domu a privatizace obytných budov z vlastnictví Správce
- komplexní zajištění procesu prodeje bytů, či budov ve vlastnictví Správce včetně příprav smluv
vymáhání pohledávek vzniklých v souvislosti s užívání bytů, nebytových prostor a ubytovny Střední 3, Havířov-Šumbark ve vlastnictví Správce
- uplatňování práv a oprávněných zájmů Správce v návaznosti na vznik pohledávky za subjektem údajů. Pohledávky mohou vznikat z různých důvodů v souvislosti s užíváním bytu, nebytových prostor a ubytovny na ulici Střední 3
výkon práv a povinností Správce, jakožto vlastníka bytů či nebytových prostor vůči jejich uživatelům, kteří nejsou nájemci (zejm. uživatelé bez právního důvodu)
- uplatňování práv a povinností vlastníka bytů či nebytových prostor vůči jejich faktickým uživatelům, včetně ochrany majetku vlastníka a dále příprava opatření přijatých před uzavřením nájemní smlouvy na žádost subjektů údajů, popř. uplatnění výkonu pohledávky vůči subjektu údajů
řešení škodních událostí na majetku Správce nebo škody způsobené třetím osobám v souvislosti se správou nemovitých věcí
- výkon uplatnění práv poškozeného z titulu vzniku škodní události, ke které dojde při správě nemovitých věcí ve vlastnictví Správce, ať už se jedná o zavinění na straně Správce/Zpracovatele ve vztahu ke třetím osobám, nebo se jedná o uplatnění práva na náhradu škody způsobené třetí osobou a zároveň případné uplatnění pojistného plnění ze způsobené škody kryté pojištěním
zabezpečování oprav, investic a údržby nemovitých věcí ve vlastnictví Správce, včetně zajištění výběru dodavatelů a komunikace s dodavateli
- komplexní zajištění průběhu zadávání veřejných zakázek, zajištění dodavatelů pro dodání materiálu, práce, služeb, včetně výběru dodavatelů a uzavření smluv
ochrana života a zdraví osob a majetku Správce
- zajištění oprávněného zájmu Správce na bezpečnost a ochranu života a zdraví osob a majetku
SDRUŽENÍ ÚČELŮ ZPRACOVÁVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Osobní údaje zpracovávané pro kterýkoli účel se zpracovávají výhradně pro tento účel. To neplatí, je-li nezbytné zpracovávat osobní údaje pro ochranu oprávněných zájmů Správce a třetích osob, zejména pokud je nutné identifikovat osobu, vůči které má SMH nebo MRA jakoukoli peněžitou i nepeněžitou pohledávku. V takovém případě MRA zpracuje osobní údaje osoby jen v takovém rozsahu, který je potřeba k jejímu ztotožnění v příslušném řízení.
TECHNICKÁ A ORGANIZAČNÍ OPATŘENÍ
Zabezpečujeme technicky a organizačně ochranu zpracovávaných osobních údajů tak, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k těmto údajům, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití, a to zejména následujícím způsobem:
- k veškerým osobním údajům mají přístup pouze oprávněné osoby, které mají stanoveny konkrétní podmínky a rozsah zpracování osobních údajů,
- veškeré osobní údaje zpracovávané elektronicky jsou po celou dobu zpracování zpracovávány v bezpečných prostředcích výpočetní techniky a informačních systémech. K těmto údajům mají přístup pouze oprávněné osoby, které mají stanoveny konkrétní podmínky a rozsah zpracování osobních údajů,
- jakmile pomine účel a doba zpracování, osobní údaje dále nezpracováváme,
- při zpracování osobních údajů jsme povinni zachovávat mlčenlivost o osobních údajích a o bezpečnostních opatřeních, jejichž zveřejnění by ohrozilo zabezpečení osobních údajů. Povinnost zachovávat mlčenlivost se nevztahuje na informační povinnost podle zvláštních zákonů,
- při ukončení nebo přerušení práce s osobními údaji znemožníme přístup k nim neoprávněným osobám (např. ukončením příslušného programu, odlogováním se, uložením dokumentů listinného charakteru do bezpečné schránky atp.),
- bude-li při zpracovávání osobních údajů nebo na základě podnětu (námitky) subjektu údajů kteroukoli ze smluvních stran zjištěno, že zpracovávané osobní údaje nejsou pravdivé nebo přesné, budou tyto údaje blokovány a bez zbytečného odkladu opraveny nebo doplněny.
Zpracováváme technicko-organizační opatření k zajištění ochrany osobních údajů tak, aby byla zajištěna:
- neustálá důvěrnost, integrita, dostupnost a odolnost systémů a služeb zpracování,
- schopnost obnovit dostupnost osobních údajů a přístup k nim včas v případě fyzických či technických incidentů,
- proveditelnost pravidelného testování, posuzování a hodnocení technických a organizačních opatření pro zajištění bezpečnosti zpracování.
Přijali jsme taková opatření, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož i k jejich jinému zneužití. Mezi taková opatření patří zejména:
- přesně stanovená pravidla pro práci s danými informačními systémy,
- přesně stanovená pravidla pro nakládání s dokumenty obsahujícími osobní údaje subjektů údajů pouze určenými osobami,
- přesně stanovená pravidla pro zajištění místností a počítačů s databázemi v našem sídle proti vniknutí třetích osob, tj. do těchto místností budou mít přístup pouze osoby oprávněné Správcem nebo Zpracovatelem,
- vnitřní předpis pro zajištění závazku mlčenlivosti osob zabývajících se zpracováním osobních údajů,
- přesně stanovená pravidla pro neobnovitelné smazání datových souborů po ukončení zpracování osobních údajů.
Zpracovaná technicko-organizační opatření k zajištění ochrany osobních údajů podle potřeby revidujeme a aktualizujeme.
Provádíme vlastní kontrolu dodržování povinností v souvislosti s ochranou osobních údajů vyplývajících ze smluvních závazků a relevantních právních předpisů, dále provádíme bezpečnostní kontroly k předcházení, detekování a řešení hrozeb a incidentů, a to nejméně jedenkrát v každém kalendářním roce.
Pravidelně jednou ročně proškolujeme své zaměstnance za účelem ochrany osobních údajů, aby tak byla zajištěna maximální možná ochrana osobních údajů.
OPATŘENÍ PŘI ÚNIKU OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Subjekt údajů bude bez zbytečného odkladu informován našimi pracovníky v případech, kdy by došlo k závažnému úniku osobních údajů a vážnému ohrožení práv a svobod dotčených osob. Informace může být poskytnuta ústně, písemně nebo elektronicky.
DOBA UCHOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Vaše osobní údaje uchováváme pouze po dobu, která je nezbytně nutná k dosažení účelu jejich zpracování. Touto dobou se rozumí:
- doba nezbytná k vyřízení žádosti nebo nabídky podané subjektem údajů,
- doba platnosti smlouvy uzavřené mezi Správcem a subjektem údajů,
- doba, po kterou mohou vznikat Správci nebo subjektu údajů práva nebo povinnosti na základě smlouvy uzavřené mezi Správcem a subjektem údajů (např. nedoplatky z vyúčtování služeb, práva ze záruky za jakost),
- doba, po kterou má Správce za subjektem údajů jakoukoli peněžitou nebo nepeněžitou pohledávku, nebo po kterou má Správce vůči subjektu údajů jakýkoli peněžitý nebo nepeněžitý dluh,
- doba, po kterou je zpracování nezbytné pro dodržení právní povinnosti Správce,
- doba nezbytná pro ochranu práv a právem chráněných zájmů Správce, subjektu údajů nebo jiné dotčené osoby.
Uplyne-li doba zpracování osobních údajů dle výše uvedeného, jsme oprávněni zpracovávat osobní údaje nejdéle do konce následující skartační lhůty:
| Běžné dokumenty, evidence placení nájemného a služeb, ostatní | 5 let |
| Nájemní smlouvy | 5 let |
| Ukončení nájemního vztahu | 5 let |
| Zakázkové listy | 5 let |
| Dodavatelské smlouvy, objednávky | 10 let |
| Dokumentace k veřejným zakázkám | 10 let |
| Vyúčtování služeb | 5 let |
| Evidence pohledávek a závazků 5 let | |
| Občanskoprávní řízení, usnesení, rozhodnutí, odškodnění úrazů, náhrady škod, trestní oznámení, žaloby, soudní protokoly, rozsudky a rozhodnutí ve věcech trestních, pojistné smlouvy | 15 let |
| Právní zastupování v soudních sporech | 15 let |
| Upomínky | 5 let |
| Bytový pořadník | 5 let |
| Zápisy bytové komise | 5 let |
| Žádosti o byty, protokoly o převzetí bytu | 5 let |
| Přidělení bytu | 5 let |
| Pohledávky, uznání dluhu, exekuce, žaloby, insolvence, poplatky exekuce | 15 let |
- Výše uvedené skartační lhůty neplatí pro osobní údaje zaznamenané prostřednictvím kamerového systému, které jsme povinni zlikvidovat bezodkladně po uplynutí doby nezbytné pro ochranu práv a právem chráněných zájmů Správce, subjektu údajů nebo jiné dotčené osoby.
Osobní údaje zlikvidujeme, pomine-li poslední účel a doba zpracování osobních údajů nebo požádá-li subjekt údajů v oprávněných případech o likvidaci svých osobních údajů.
KOMU MŮŽEME VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE ZPŘÍSTUPNIT?
- Správci – pouze v případech vyplývajících z příkazní smlouvy
- Notáři pro účely sepisu notářského zápisu se svolením k vykonatelnosti – pouze v případech, žádá-li subjekt údajů o uzavření nájemní smlouvy nebo prodloužení stávající nájemní smlouvy
- Orgánům veřejné správy činným v řízeních trestních, správních, civilních a kontrolujícím orgánům
- Vaše osobní údaje nepředáváme do zahraničí s výjimkou, že by takový požadavek byl vznesen orgánem veřejné správy
JAKÁ JSOU VAŠE PRÁVA V OBLASTI OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ?
Máte právo na poskytnutí těchto informací:
- že zpracovatelem osobních údajů je Městská realitní agentura, s.r.o. a správcem je statutární město Havířov,
- za jakým účelem a na jakém právním základě/důvodu jsou osobní údaje zpracovávány,
- o tom, že osobní údaje mohou být zpracovávány také za účelem ochrany oprávněných zájmů Zpracovatele či Správce, zejména pokud je subjekt údajů dlužníkem,
- kdo jsou další příjemci osobních údajů,
- jestli jsou osobní údaje předávány mimo Českou republiku,
- jak dlouho budou osobní údaje zpracovávány.
Dále máte právo:
- na potvrzení, zda o Vás zpracováváme Vaše osobní údaje,
- na přístup ke svým osobním údajům (může požádat o poskytnutí informací o osobních údajích, které o Vás zpracováváme),
- na omezení rozsahu zpracovávání po dobu, po kterou se posuzuje spornost správnosti osobního údaje, po kterou se vyřizuje námitka subjektu údajů proti zpracovávání osobních údajů této osoby, po kterou trvá protiprávnost zpracovávání a subjekt údajů nepožádal o výmaz a po dobu, po kterou subjekt údajů výslovně žádá omezení zpracovávání osobních údajů, ale ne jejich likvidaci, přestože již pominul účel jejich zpracovávání,
- na výmaz svých osobních údajů, který na žádost bez odkladu provedeme, jestliže údaje nepotřebujeme pro uplatnění, popř. obhajobu vlastních právních nároků a je splněna alespoň jedna dále uvedená podmínka:
- pominul poslední účel zpracovávání osobních údajů,
- subjekt údajů odvolal souhlas se zpracováváním a není jiný zákonný důvod zpracovávání,
- osobní údaje jsou zpracovávány protiprávně,
- povinnost výmazu pro nás plyne z účinných právních předpisů, či rozhodnutí,
- subjekt údajů podal námitku proti zpracovávání svých osobních údajů
- na poskytnutí osobních údajů na nosiči ve strojově čitelném, běžně používaném a strukturovaném formátu tak, aby je mohl subjekt údajů předat jinému správci dle svého výběru. Na žádost subjektu údajů přeneseme osobní údaje správci dle Vašeho výběru přímo, je-li to technicky proveditelné,
- žádat opravu chybně zpracovávaných osobních údajů,
- podat si stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů, který je ústředním správním úřadem pro oblast ochrany osobních údajů
- vznést námitku proti zpracovávání Vašich osobních údajů, pokud tyto jsou zpracovávány pro oprávněné zájmy MRA nebo SMH. Tuto námitku může vznést kdykoli a pokud neprokážeme oprávněnost zpracovávání (např. kvůli dobytnosti pohledávky), nesmíme dále osobní údaje zpracovávat.
- vznést námitku proti zpracovávání Vašich osobních údajů, pokud tyto jsou zpracovávány za účelem přímého marketingu MRA, v takovém případě přestaneme tyto osobní údaje zpracovávat.
Povolaný pracovník má povinnost na Vaši žádost a po prokázání totožnosti výše uvedené informace poskytnout do jednoho měsíce od přijetí žádosti.
Informace Vám bude poskytnuta ústně, elektronicky, nebo písemně.
Poučení o zpracování osobních údajů při správě nemovitých věcí je dále rozšířeno o zvláštní přílohy, které se vztahují k jednotlivým účelům zpracování osobních údajů. Tyto přílohy jsou rovněž dostupné na internetových stránkách Zpracovatele.
PROSTŘEDKY ZPRACOVÁVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Osobní údaje zpracováváme jak v listinné, tak v elektronické podobě, manuálně i automatizovaně, avšak neprovádíme automatizované zpracování osobních údajů, jehož výsledkem je rozhodování o právech a povinnostech subjektu údajů bez lidského zásahu ani profilování.
KONTAKTNÍ ÚDAJE
Pro uplatnění veškerých výše uvedených práv a pro získání dalších informací ohledně zpracovávání osobních údajů při činnostech MRA můžete kontaktovat příslušného zaměstnance MRA, který je věcně příslušný k vyřizování agendy, při které ke zpracování osobních údajů dochází; kontakty jsou k dispozici na internetové stránce www.mra.cz/kontakty. Dále nás můžete také kontaktovat na emailové adrese gdpr@mra.cz.
Informace o zpracování osobních údajů podle jednotlivých účelů zpracování:
| Pronájem bytů a nebytových prostor ve vlastnictví SMH | |
| Označení správce, zpracovatele | Správce – SMH, zpracovatel – MRA |
| Účel zpracování (popis agendy) | Předmětem agendy je vyřizování žádostí o pronájem bytu nebo nebytového prostoru, příprava a plnění práv a povinností vyplývajících z nájemní smlouvy, vyúčtování služeb spojených s užíváním bytu, nebo nebytového prostoru, poskytování a zabezpečení dalších služeb souvisejících s nájemním vztahem, vyřizování změn v užívání bytu nebo nebytového prostoru (žádosti o podnájem, vznik společného nájmu, přechody nájmu, výměny bytu, apod.). |
| Právní základ zpracování | Zpracování je nezbytné pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů; tímto opatřením může být mj. sepis notářského zápisu se svolením k vykonatelnosti, včetně poskytnutí nezbytných údajů notáři |
| Kategorie subjektu údajů | a) osobní údaje žadatelů o nájem bytu nebo nebytového prostoru, včetně osob, které mají byt nebo nebytový prostor užívat společně s žadatelem,
b) osobní údaje osob přímo dotčených změnou v užívání bytu nebo nebytového prostoru (žádosti o podnájem, vznik společného nájmu, přechody nájmu, výměny bytu apod.), c) osobní údaje uživatelů bytů a nebytových prostor, včetně údajů o dalších osobách přijatých do bytu nebo nebytového prostoru užívaného nájemcem, |
| Popis (rozsah) osobních údajů | a) identifikační osobní údaje, které slouží k přesné identifikaci fyzické osoby, tj. jméno, příjmení, titul, rodné příjmení, datum narození, datum úmrtí, adresa trvalého bydliště;
b) kontaktní osobní údaje, tj. korespondenční adresa, telefonní číslo, email, číslo bankovního účtu; c) osobní údaje pro posouzení žádosti, které se týkají splnění požadavků stanovených pro uzavření smlouvy, tedy zejména údaje směřující k posouzení solventnosti a schopnosti dostát všem závazkům vyplývajícím z nájemní, případně podnájemní smlouvy, jako jsou údaje o zaměstnání, výši příjmů či dávek, bezdlužnosti a údaje z předchozích bydlišť; d) popisné osobní údaje o příbuzenských a podobných vztazích mezi osobami, které společně užívají nebo mají užívat jeden byt nebo nebytový prostor, jakož i mezi osobami přímo dotčenými přechodem nájmu, společným nájmem nebo podnájmem bytu nebo nebytového prostoru, a to v rozsahu nezbytném pro kvalifikaci a ověření splnění podmínek příslušné právní skutečnosti; e) citlivé osobní údaje o zdravotním stavu žadatelů, tj. zda je žadatel držitelem průkazu TP, ZTP či ZTP/P, o druhu tělesného postižení, o pohybových omezeních, případně dalších údajích odůvodňujících žádost, které mohou spočívat v dalších informacích o zdravotním stavu či tělesných omezeních žadatele; |
| Zdroj osobních údajů | Subjekty údajů, osoby tvořící se subjekty údajů domácnost |
| Kategorie příjemců, kterým byly nebo budou osobní údaje zpřístupněny | Správce – SMH, pouze v případech vyplývajících z příkazní smlouvy.
Notář pověřený notářským úřadem dle zákona č. 358/1992 Sb., o notářích a jejich činnosti – pro účely sepisu notářského zápisu se svolením k vykonatelnosti (pouze v případech, žádá-li subjekt údajů o uzavření nájemní smlouvy nebo prodloužení stávající nájemní smlouvy). |
| Prostředky zpracování | Jak v listinné, tak v elektronické podobě, manuálně i automatizovaně, avšak neprovádí se automatizované zpracování osobních údajů, jehož výsledkem je rozhodování o právech a povinnostech subjektu údajů bez lidského zásahu včetně profilování. |
| Popis technických bezpečnostních opatření | Osobní údaje zpracovávají pouze povolaní pracovníci zpracovatele za podmínek uvedených ve vnitřních předpisech MRA. Nahodilý či neoprávněný přístup nepovolané osoby k OÚ znemožněn fyzickým zabezpečením, či elektronickými prostředky. |
| Popis organizačních opatření | Povolaní pracovníci od počátku zpracovávání osobních údajů dbají na to, aby s těmito údaji mohli dále pracovat pouze další povolaní pracovníci. Přístup ke konkrétním osobním údajům mají pouze pracovníci určení vnitřními předpisy MRA. |
| Poučovací povinnosti | Subjekt údajů je povolaným pracovníkem poučen o svých právech, zejména o právu na přístup, opravu, výmaz osobních údajů, omezení jejich zpracování, předání jinému správci, právu na informace o zpracovateli/správci, rozsahu, účelech, příjemcích a době zpracovávání osobních údajů. |
| Sdílení osobních údajů | Osobní údaje nejsou sdíleny s třetími osobami, vyjma jednorázového poskytnutí osobních údajů notáři pro účely sepisu notářského zápisu se svolením k vykonatelnosti, žádá-li subjekt údajů o uzavření nájemní smlouvy nebo prodloužení stávající nájemní smlouvy. |
| Způsob uložení osobních údajů | Osobní údaje jsou ukládány jak v listinné, tak v elektronické podobě při zachování bezpečnostních opatření MRA. |
| Informace o případném předání osobních údajů do jiné země | Osobní údaje zpracovávané pro tento účel nejsou předávány do jiné země. |
| Lhůta pro výmaz | 5 let od zániku posledního účelu, pro který jsou dané osobní údaje zpracovávány. |
| Poskytování ubytování v ubytovně Střední 3 | |
| Označení správce, zpracovatele | Správce – SMH, zpracovatel – MRA |
| Účel zpracování (popis agendy) | Předmětem agendy je komplexní poskytování ubytovacích služeb v ubytovně na ul. Střední 3, včetně uzavírání předmětných smluv a plnění povinností vyplývajících z těchto smluv. |
| Právní základ zpracování | Zpracování je nezbytné pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů. |
| Kategorie subjektu údajů | Osobní údaje osob ubytovaných v ubytovně Střední 3, Havířov-Šumbark. |
| Popis (rozsah) osobních údajů | a) identifikační osobní údaje, které slouží k přesné identifikaci fyzické osoby, tj. jméno, příjmení, titul, rodné příjmení, datum narození, datum úmrtí, adresa trvalého bydliště;
b) kontaktní osobní údaje, tj. korespondenční adresa, telefonní číslo, email, číslo bankovního účtu |
| Zdroj osobních údajů | Subjekty údajů, osoby tvořící se subjekty údajů domácnost. |
| Kategorie příjemců, kterým byly nebo budou osobní údaje zpřístupněny | Správce – SMH; pouze v případech vyplývajících z příkazní smlouvy. |
| Prostředky zpracování | Jak v listinné, tak v elektronické podobě, manuálně i automatizovaně, avšak neprovádí se automatizované zpracování osobních údajů, jehož výsledkem je rozhodování o právech a povinnostech subjektu údajů bez lidského zásahu včetně profilování. |
| Popis technických bezpečnostních opatření | Osobní údaje zpracovávají pouze povolaní pracovníci zpracovatele za podmínek uvedených ve vnitřních předpisech MRA. Nahodilý či neoprávněný přístup nepovolané osoby k OÚ znemožněn fyzickým zabezpečením, či elektronickými prostředky. |
| Popis organizačních opatření | Povolaní pracovníci od počátku zpracovávání osobních údajů dbají na to, aby s těmito údaji mohli dále pracovat pouze další povolaní pracovníci. Přístup ke konkrétním osobním údajům mají pouze pracovníci určení vnitřními předpisy MRA. |
| Poučovací povinnosti | Subjekt údajů je povolaným pracovníkem poučen o svých právech, zejména o právu na přístup, opravu, výmaz osobních údajů, omezení jejich zpracování, předání jinému správci, právu na informace o zpracovateli/správci, rozsahu, účelech, příjemcích a době zpracovávání osobních údajů. |
| Sdílení osobních údajů | Osobní údaje nejsou sdíleny s třetími osobami. |
| Způsob uložení osobních údajů | Osobní údaje jsou ukládány jak v listinné, tak v elektronické podobě při zachování bezpečnostních opatření MRA. |
| Informace o případném předání osobních údajů do jiné země | Osobní údaje zpracovávané pro tento účel nejsou předávány do jiné země. |
| Lhůta pro výmaz | 5 let od zániku posledního účelu, pro který jsou dané osobní údaje zpracovávány.
|
| Zajištění privatizace (prodeje) jednotek a společných částí domu a privatizace obytných budov z vlastnictví Správce | |
| Označení správce, zpracovatele | Správce – SMH, zpracovatel – MRA |
| Účel zpracování (popis agendy) | Předmětem agendy je komplexní zajištění procesu prodeje bytů, či budov ve vlastnictví Správce včetně příprav smluv. |
| Právní základ zpracování | Zpracování je nezbytné pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů. |
| Kategorie subjektu údajů | a) osobní údaje zájemců o převod obytných budov z majetku SMH,
b) osobní údaje zájemců o převod vlastnictví jednotky a spoluvlastnictví na společných částech domu z majetku SMH |
| Popis (rozsah) osobních údajů | a) identifikační osobní údaje, které slouží k přesné identifikaci fyzické osoby, tj. jméno, příjmení, titul, rodné příjmení, datum narození, datum úmrtí, adresa trvalého bydliště;
b) kontaktní osobní údaje, tj. korespondenční adresa, telefonní číslo, email, číslo bankovního účtu |
| Zdroj osobních údajů | Subjekty údajů. |
| Kategorie příjemců, kterým byly nebo budou osobní údaje zpřístupněny | Správce – SMH; pouze v případech vyplývajících z příkazní smlouvy. |
| Prostředky zpracování | Jak v listinné, tak v elektronické podobě, manuálně i automatizovaně, avšak neprovádí se automatizované zpracování osobních údajů, jehož výsledkem je rozhodování o právech a povinnostech subjektu údajů bez lidského zásahu včetně profilování. |
| Popis technických bezpečnostních opatření | Osobní údaje zpracovávají pouze povolaní pracovníci zpracovatele za podmínek uvedených ve vnitřních předpisech MRA. Nahodilý či neoprávněný přístup nepovolané osoby k OÚ znemožněn fyzickým zabezpečením, či elektronickými prostředky. |
| Popis organizačních opatření | Povolaní pracovníci od počátku zpracovávání osobních údajů dbají na to, aby s těmito údaji mohli dále pracovat pouze další povolaní pracovníci. Přístup ke konkrétním osobním údajům mají pouze pracovníci určení vnitřními předpisy MRA. |
| Poučovací povinnosti | Subjekt údajů je povolaným pracovníkem poučen o svých právech, zejména o právu na přístup, opravu, výmaz osobních údajů, omezení jejich zpracování, předání jinému správci, právu na informace o zpracovateli/správci, rozsahu, účelech, příjemcích a době zpracovávání osobních údajů |
| Sdílení osobních údajů | Osobní údaje nejsou sdíleny s třetími osobami. |
| Způsob uložení osobních údajů | Osobní údaje jsou ukládány jak v listinné, tak v elektronické podobě při zachování bezpečnostních opatření MRA. |
| Informace o případném předání osobních údajů do jiné země | Osobní údaje zpracovávané pro tento účel nejsou předávány do jiné země. |
| Lhůta pro výmaz | 5 let od zániku posledního účelu, pro který jsou dané osobní údaje zpracovávány. |
| Vymáhání pohledávek vzniklých v souvislosti s užívání bytů, nebytových prostor a ubytovny Střední 3 ve vlastnictví Správce | |
| Označení správce, zpracovatele | Správce – SMH, zpracovatel – MRA |
| Účel zpracování (popis agendy) | Předmětem agendy je uplatňování práv a oprávněných zájmů Správce v návaznosti na vznik pohledávky za subjektem údajů. Pohledávky mohou vznikat z různých důvodů v souvislosti s užíváním bytu, nebytových prostor a ubytovny na ul. Střední 3. |
| Právní základ zpracování | Zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů příslušného správce či třetí strany, kromě případů, kdy před těmito zájmy mají přednost zájmy nebo základní práva a svobody subjektu údajů vyžadující ochranu osobních údajů, zejména pokud je subjektem údajů dítě. |
| Kategorie subjektu údajů | a) osobní údaje uživatelů bytů a nebytových prostor, včetně údajů o dalších osobách přijatých do bytu nebo nebytového prostoru užívaného nájemcem;
b) osobní údaje osob ubytovaných v ubytovně Střední 3, Havířov-Šumbark; c) osobní údaje osob, vůči kterým má SMH jakoukoli peněžitou nebo nepeněžitou pohledávku, jejíž vymáhání jménem SMH zajišťuje v rámci správy nemovitých věcí Zpracovatel, jakož i osobní údaje o osobách, které jsou nezbytné pro úspěšné vymožení pohledávek SMH (např. údaje o osobách rozhodných pro rozúčtování služeb); |
| Popis (rozsah) osobních údajů | a) identifikační osobní údaje, které slouží k přesné identifikaci fyzické osoby, tj. jméno, příjmení, titul, rodné příjmení, datum narození, datum úmrtí, adresa trvalého bydliště;
b) kontaktní osobní údaje, tj. korespondenční adresa, telefonní číslo, email, číslo bankovního účtu; c) popisné osobní údaje o příbuzenských a podobných vztazích mezi osobami, které společně užívají nebo mají užívat jeden byt nebo nebytový prostor, jakož i mezi osobami přímo dotčenými přechodem nájmu, společným nájmem nebo podnájmem bytu nebo nebytového prostoru, a to v rozsahu nezbytném pro kvalifikaci a ověření splnění podmínek příslušné právní skutečnosti; |
| Zdroj osobních údajů | Subjekty údajů, orgány veřejné správy činné v řízení o vymožení pohledávky. |
| Kategorie příjemců, kterým byly nebo budou osobní údaje zpřístupněny | a) Správce – SMH; pouze v případech vyplývajících z příkazní smlouvy
b) orgány veřejné správy činné v řízení o vymožení pohledávky |
| Prostředky zpracování | Jak v listinné, tak v elektronické podobě, manuálně i automatizovaně, avšak neprovádí se automatizované zpracování osobních údajů, jehož výsledkem je rozhodování o právech a povinnostech subjektu údajů bez lidského zásahu včetně profilování. |
| Popis technických bezpečnostních opatření | Osobní údaje zpracovávají pouze povolaní pracovníci zpracovatele za podmínek uvedených ve vnitřních předpisech MRA. Nahodilý či neoprávněný přístup nepovolané osoby k OÚ znemožněn fyzickým zabezpečením, či elektronickými prostředky. |
| Popis organizačních opatření | Povolaní pracovníci od počátku zpracovávání osobních údajů dbají na to, aby s těmito údaji mohli dále pracovat pouze další povolaní pracovníci. Přístup ke konkrétním osobním údajům mají pouze pracovníci určení vnitřními předpisy MRA. |
| Poučovací povinnosti | Subjekt údajů je povolaným pracovníkem poučen o svých právech, zejména o právu na přístup, opravu, výmaz osobních údajů, omezení jejich zpracování, předání jinému správci, právu na informace o zpracovateli/správci, rozsahu, účelech, příjemcích a době zpracovávání osobních údajů. |
| Sdílení osobních údajů | Osobní údaje nejsou sdíleny s třetími osobami. |
| Způsob uložení osobních údajů | Osobní údaje jsou ukládány jak v listinné, tak v elektronické podobě při zachování bezpečnostních opatření MRA. |
| Informace o případném předání osobních údajů do jiné země | Osobní údaje zpracovávané pro tento účel nejsou předávány do jiné země. |
| Lhůta pro výmaz | 5 let od zániku posledního účelu, pro který jsou dané osobní údaje zpracovávány s výjimkou uznání dluhu, exekucí, žalob, insolvence, poplatků, soudních protokolů, rozsudků, usnesení; zde platí lhůta 15 let. |
| Výkon práv a povinností Správce jakožto vlastníka bytů či nebytových prostor vůči jejich uživatelům, kteří nejsou nájemci | |
| Označení správce, zpracovatele | Správce – SMH, zpracovatel – MRA |
| Účel zpracování (popis agendy) | Předmětem agendy je uplatňování práv a povinností vlastníka bytů či nebytových prostor vůči jejich faktickým uživatelům, včetně ochrany majetku vlastníka a dále příprava opatření přijatých před uzavřením nájemní smlouvy na žádost subjektu údajů, popř. uplatnění výkonu pohledávky vůči subjektu údajů. |
| Právní základ zpracování | a) zpracování je nezbytné pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů
b) zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů příslušného správce či třetí strany, kromě případů, kdy před těmito zájmy mají přednost zájmy nebo základní práva a svobody subjektu údajů vyžadující ochranu osobních údajů, zejména pokud je subjektem údajů dítě |
| Kategorie subjektu údajů | Osobní údaje uživatelů bytů a nebytových prostor, včetně údajů o dalších osobách přijatých do bytu nebo nebytového prostoru užívaného nájemcem. |
| Popis (rozsah) osobních údajů | a) identifikační osobní údaje, které slouží k přesné identifikaci fyzické osoby, tj. jméno, příjmení, titul, rodné příjmení, datum narození, datum úmrtí, adresa trvalého bydliště;
b) kontaktní osobní údaje, tj. korespondenční adresa, telefonní číslo, email, číslo bankovního účtu; c) popisné osobní údaje o příbuzenských a podobných vztazích mezi osobami, které společně užívají nebo mají užívat jeden byt nebo nebytový prostor, jakož i mezi osobami přímo dotčenými přechodem nájmu, společným nájmem nebo podnájmem bytu nebo nebytového prostoru, a to v rozsahu nezbytném pro kvalifikaci a ověření splnění podmínek příslušné právní skutečnosti; |
| Zdroj osobních údajů | Subjekty údajů, osoby tvořící se subjekty údajů domácnost. |
| Kategorie příjemců, kterým byly nebo budou osobní údaje zpřístupněny | Správce – SMH; pouze v případech vyplývajících z příkazní smlouvy. |
| Prostředky zpracování | Jak v listinné, tak v elektronické podobě, manuálně i automatizovaně, avšak neprovádí se automatizované zpracování osobních údajů, jehož výsledkem je rozhodování o právech a povinnostech subjektu údajů bez lidského zásahu včetně profilování. |
| Popis technických bezpečnostních opatření | Osobní údaje zpracovávají pouze povolaní pracovníci zpracovatele za podmínek uvedených ve vnitřních předpisech MRA. Nahodilý či neoprávněný přístup nepovolané osoby k OÚ znemožněn fyzickým zabezpečením, či elektronickými prostředky. |
| Popis organizačních opatření | Povolaní pracovníci od počátku zpracovávání osobních údajů dbají na to, aby s těmito údaji mohli dále pracovat pouze další povolaní pracovníci. Přístup ke konkrétním osobním údajům mají pouze pracovníci určení vnitřními předpisy MRA. |
| Poučovací povinnosti | Subjekt údajů je povolaným pracovníkem poučen o svých právech, zejména o právu na přístup, opravu, výmaz osobních údajů, omezení jejich zpracování, předání jinému správci, právu na informace o zpracovateli/správci, rozsahu, účelech, příjemcích a době zpracovávání osobních údajů. |
| Sdílení osobních údajů | Osobní údaje nejsou sdíleny s třetími osobami. |
| Způsob uložení osobních údajů | Osobní údaje jsou ukládány jak v listinné, tak v elektronické podobě při zachování bezpečnostních opatření MRA. |
| Informace o případném předání osobních údajů do jiné země | Osobní údaje zpracovávané pro tento účel nejsou předávány do jiné země. |
| Lhůta pro výmaz | 5 let od zániku posledního účelu, pro který jsou dané osobní údaje zpracovávány. |
| Řešení škodních událostí na majetku Správce nebo škody způsobené třetím osobám v souvislosti se správou nemovitých věcí | |
| Označení správce, zpracovatele | Správce – SMH, zpracovatel – MRA |
| Účel zpracování (popis agendy) | Předmětem agendy je výkon uplatnění práv poškozeného z titulu vzniku škodní události, ke které dojde při správě nemovitých věcí ve vlastnictví Správce, ať už se jedná o zavinění na straně Správce/zpracovatele ve vztahu ke třetím osobám, nebo se jedná o uplatnění práva na náhradu škody způsobené třetí osobou a zároveň případné uplatnění pojistného plnění ze způsobené škody kryté pojištěním. |
| Právní základ zpracování | Zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů příslušného správce či třetí strany, kromě případů, kdy před těmito zájmy mají přednost zájmy nebo základní práva a svobody subjektu údajů vyžadující ochranu osobních údajů, zejména pokud je subjektem údajů dítě. |
| Kategorie subjektu údajů | a) osobní údaje osob, kterým byla při správě nemovitostí SMH způsobena škoda,
b) osobní údaje osob, které způsobily Správci škodu na nemovitostech SMH, c) osobní údaje osob vstupujících do objektů střežených kamerovým nebo podobným záznamovým systémem |
| Popis (rozsah) osobních údajů | a) identifikační osobní údaje, které slouží k přesné identifikaci fyzické osoby, tj. jméno, příjmení, titul, rodné příjmení, datum narození, datum úmrtí, adresa trvalého bydliště;
b) kontaktní osobní údaje, tj. korespondenční adresa, telefonní číslo, email, číslo bankovního účtu |
| Zdroj osobních údajů | Subjekty údajů, třetí osoby činné v řízeních o náhradě škody, nebo při vyřizování pojistné události. |
| Kategorie příjemců, kterým byly nebo budou osobní údaje zpřístupněny | a) Správce – SMH; pouze v případech vyplývajících z příkazní smlouvy
b) orgány činné v řízení o náhradě škody c) pojistitel v případech uplatnění náhrady škody kryté pojištěním |
| Prostředky zpracování | Jak v listinné, tak v elektronické podobě, manuálně i automatizovaně, avšak neprovádí se automatizované zpracování osobních údajů, jehož výsledkem je rozhodování o právech a povinnostech subjektu údajů bez lidského zásahu včetně profilování. |
| Popis technických bezpečnostních opatření | Osobní údaje zpracovávají pouze povolaní pracovníci zpracovatele za podmínek uvedených ve vnitřních předpisech MRA. Nahodilý či neoprávněný přístup nepovolané osoby k OÚ znemožněn fyzickým zabezpečením, či elektronickými prostředky. |
| Popis organizačních opatření | Povolaní pracovníci od počátku zpracovávání osobních údajů dbají na to, aby s těmito údaji mohli dále pracovat pouze další povolaní pracovníci. Přístup ke konkrétním osobním údajům mají pouze pracovníci určení vnitřními předpisy MRA. |
| Poučovací povinnosti | Subjekt údajů je povolaným pracovníkem poučen o svých právech, zejména o právu na přístup, opravu, výmaz osobních údajů, omezení jejich zpracování, předání jinému správci, právu na informace o zpracovateli/správci, rozsahu, účelech, příjemcích a době zpracovávání osobních údajů. |
| Sdílení osobních údajů | Osobní údaje nejsou sdíleny s třetími osobami. |
| Způsob uložení osobních údajů | Osobní údaje jsou ukládány jak v listinné, tak v elektronické podobě při zachování bezpečnostních opatření MRA. |
| Informace o případném předání osobních údajů do jiné země | Osobní údaje zpracovávané pro tento účel nejsou předávány do jiné země. |
| Lhůta pro výmaz | 5 let od zániku posledního účelu, pro který jsou dané osobní údaje zpracovávány. |
| Zabezpečování oprav, investic a údržby nemovitých věcí ve vlastnictví města Havířov, včetně zajištění výběru dodavatelů a komunikace s dodavateli | |
| Označení správce, zpracovatele | Správce – SMH, zpracovatel – MRA |
| Účel zpracování (popis agendy) | Předmětem agendy je komplexní zajištění průběhu zadávání veřejných zakázek, zajištění dodavatelů pro dodání materiálu, práce, služeb, včetně výběru dodavatelů a uzavření smluv. |
| Právní základ zpracování | Zpracování je nezbytné pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů. |
| Kategorie subjektu údajů | a) osobní údaje uchazečů o veřejnou zakázku,
b) osobní údaje dodavatelů stavebních prací, materiálu a služeb (smlouvy/objednávky), c) osobní údaje smluvních stran u jiných typů smluv (např. o umístění zařízení), |
| Popis (rozsah) osobních údajů | a) identifikační osobní údaje, které slouží k přesné identifikaci fyzické osoby, tj. jméno, příjmení, titul, rodné příjmení, datum narození, datum úmrtí, adresa trvalého bydliště;
b) kontaktní osobní údaje, tj. korespondenční adresa, telefonní číslo, email, číslo bankovního účtu |
| Zdroj osobních údajů | Subjekty údajů. |
| Kategorie příjemců, kterým byly nebo budou osobní údaje zpřístupněny | Správce – SMH; pouze v případech vyplývajících z příkazní smlouvy. |
| Prostředky zpracování | Jak v listinné, tak v elektronické podobě, manuálně i automatizovaně, avšak neprovádí se automatizované zpracování osobních údajů, jehož výsledkem je rozhodování o právech a povinnostech subjektu údajů bez lidského zásahu včetně profilování. |
| Popis technických bezpečnostních opatření | Osobní údaje zpracovávají pouze povolaní pracovníci zpracovatele za podmínek uvedených ve vnitřních předpisech MRA. Nahodilý či neoprávněný přístup nepovolané osoby k OÚ znemožněn fyzickým zabezpečením, či elektronickými prostředky. |
| Popis organizačních opatření | Povolaní pracovníci od počátku zpracovávání osobních údajů dbají na to, aby s těmito údaji mohli dále pracovat pouze další povolaní pracovníci. Přístup ke konkrétním osobním údajům mají pouze pracovníci určení vnitřními předpisy MRA. |
| Poučovací povinnosti | Subjekt údajů je povolaným pracovníkem poučen o svých právech, zejména o právu na přístup, opravu, výmaz osobních údajů, omezení jejich zpracování, předání jinému správci, právu na informace o zpracovateli/správci, rozsahu, účelech, příjemcích a době zpracovávání osobních údajů. |
| Sdílení osobních údajů | Osobní údaje nejsou sdíleny s třetími osobami. |
| Způsob uložení osobních údajů | Osobní údaje jsou ukládány jak v listinné, tak v elektronické podobě při zachování bezpečnostních opatření MRA. |
| Informace o případném předání osobních údajů do jiné země | Osobní údaje zpracovávané pro tento účel nejsou předávány do jiné země. |
| Lhůta pro výmaz | 10 let od zániku posledního účelu, pro který jsou dané osobní údaje zpracovávány. |
| Ochrana života a zdraví osob a majetku Správce | |
| Označení správce, zpracovatele | Správce – SMH, zpracovatel – MRA |
| Účel zpracování (popis agendy) | Předmětem agendy je zajištění oprávněného zájmu správce na bezpečnost a ochranu života a zdraví osob a majetku. |
| Právní základ zpracování | Zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů příslušného správce či třetí strany, kromě případů, kdy před těmito zájmy mají přednost zájmy nebo základní práva a svobody subjektu údajů vyžadující ochranu osobních údajů, zejména pokud je subjektem údajů dítě. |
| Kategorie subjektu údajů | Osobní údaje osob vstupujících do objektů střežených kamerovým nebo podobným záznamovým systémem. |
| Popis (rozsah) osobních údajů | Osobní údaje zachycené fotografiemi nebo obrazovými a zvukovými záznamy projevů fyzických osob v rámci monitorování prostoru kamerovým systémem. |
| Zdroj osobních údajů | Subjekty údajů. |
| Kategorie příjemců, kterým byly nebo budou osobní údaje zpřístupněny | a) Správce – SMH; pouze v případech vyplývajících z příkazní smlouvy
b) Orgány veřejné správy při výkonu jejich činnosti v řízení trestním a správním |
| Prostředky zpracování | V elektronické podobě automatizovaně, avšak neprovádí se automatizované zpracování osobních údajů, jehož výsledkem je rozhodování o právech a povinnostech subjektu údajů bez lidského zásahu včetně profilování. |
| Popis technických bezpečnostních opatření | Osobní údaje zpracovávají pouze povolaní pracovníci zpracovatele za podmínek uvedených ve vnitřních předpisech MRA. Nahodilý či neoprávněný přístup nepovolané osoby k OÚ znemožněn fyzickým zabezpečením, či elektronickými prostředky.
OÚ jsou primárně zpracovávány příslušným kamerovým systémem se záznamem, přičemž tento může být využit v souladu s oprávněným zájmem Správce, manipulovat se záznamem může jen povolaný pracovník. |
| Popis organizačních opatření | Povolaní pracovníci od počátku zpracovávání osobních údajů dbají na to, aby s těmito údaji mohli dále pracovat pouze další povolaní pracovníci. Přístup ke konkrétním osobním údajům mají pouze pracovníci určení vnitřními předpisy MRA. |
| Poučovací povinnosti | Subjekt údajů je poučen o svých právech a především o skutečnosti monitorování prostoru viditelně označeným piktogramem a upozorněním s poučením. |
| Sdílení osobních údajů | Osobní údaje nejsou sdíleny s třetími osobami. |
| Způsob uložení osobních údajů | Osobní údaje jsou ukládány v elektronické podobě při zachování bezpečnostních opatření MRA. |
| Informace o případném předání osobních údajů do jiné země | Osobní údaje zpracovávané pro tento účel nejsou předávány do jiné země. |
| Lhůta pro výmaz | 7 dnů od zaznamenání přepisem novějšími daty (smyčka záznamu) |